Με βάση τη Σύμβαση αυτή, οι υπηρεσίες οι οποίες θα παρασχεθούν από τον Ανάδοχο στο σύμπλεγμα του Συνεδριακού Κέντρου και του Κέντρου Τύπου, το οποίο θα φέρει το όνομα «Φιλοξενία» εστιάζονται σε τρεις βασικούς άξονες:

· Άρτια οργάνωση των χώρων και λειτουργία του εξοπλισμού (ηλεκτρομηχανολογικού, συνεδριακού, μεταφραστικού, κ.α.) για διεκπεραίωση όλων των δραστηριοτήτων της Κυπριακής Προεδρίας κατά την περίοδο 03/2012-1/2013, στους χώρους του Συνεδριακού Κέντρου και του Κέντρου Τύπου.

· Την παροχή υψηλής ποιότητας επισιτιστικών υπηρεσιών οι οποίες θα αντικατοπτρίζουν υψηλό επίπεδο φιλοξενίας και επαγγελματικότητας και θα προβάλουν την ταυτότητα και εικόνα της Κύπρου δίδοντας το άρωμα των διαφόρων εποχών κατά τη διάρκεια του εξαμήνου της Προεδρίας.

· Τη διασφάλιση ενός απόλυτα καθαρού και υγιεινού χώρου εργασίας, με ανάλογη διακόσμηση φυτών και λουλουδιών.

Η διάρκεια εκτέλεσης της Σύμβασης ανέρχεται σε 11 μήνες. Αρχίζει από 1/3/2012 και τελειώνει στις 31/1/2013.

Το χρονοδιάγραμμα υλοποίησης χωρίζεται σε τρεις βασικές περιόδους:

α) Προπαρασκευαστική περίοδος: 1/3/2012 - 30/4/2012

Κατά την περίοδο αυτή ο Ανάδοχος θα προμηθεύσει και εγκαταστήσει τον απαιτούμενο εξοπλισμό, θα στελεχώσει και θα εκπαιδεύσει κατάλληλα το προσωπικό του και προβεί σε όλους τους απαραίτητους ελέγχους και δοκιμές ώστε να διασφαλίσει την απρόσκοπτη λειτουργία των χώρων και παροχή των Υπηρεσιών.

β) Περίοδος Συναντήσεων Προεδρίας: 1/5/2012 - 31/12/2012

Κατά την περίοδο αυτή ο Ανάδοχος θα διεκπεραιώσει όλες τις εργασίες που απαιτούνται για να υλοποιηθεί άρτια το πρόγραμμα των δραστηριοτήτων που η Γραμματεία της Κυπριακής Προεδρίας έχει ετοιμάσει για την περίοδο αυτή.

Οι εργασίες αυτές συνοψίζονται στις πιο κάτω:

· Ετοιμασία των χώρων/αιθουσών (επίπλωση, εξοπλισμός) όπου θα λάβουν χώραν οι δραστηριότητες σύμφωνα με το πρόγραμμα που θα δίδεται από την Αναθέτουσα Αρχή.

· Καθαριότητα όλων των χώρων και συνεχής διατήρηση ενός απόλυτα καθαρού και υγιεινού περιβάλλοντος εργασίας.

· Διακόσμηση των χώρων με φυτά και λουλούδια.

· Παροχή επισιτιστικών υπηρεσιών, σύμφωνα με το πρόγραμμα δραστηριοτήτων.

γ) Περίοδος παράδοσης και αποχώρησης Αναδόχου:

2/1/2013 - 31/1/2013

Κατά την περίοδο αυτή ο ανάδοχος θα παραδώσει προς την Αναθέτουσα Αρχή μελέτες με στατιστικά στοιχεία για τις υπηρεσίες που προσέφερε και θα προβεί στη μετακίνηση και απομάκρυνση όλου του δικού του εξοπλισμού.

Για την υλοποίηση της Σύμβασης εκ μέρους του Αναδόχου, θα εργάζεται ένας σημαντικός αριθμός ατόμων ο οποίος θα κυμαίνεται από 60-169 άτομα αναλόγως του προγράμματος των δραστηριοτήτων.

Για την παρακολούθηση και διασφάλιση άρτιας υλοποίησης της Σύμβασης, οι πιο κάτω κρατικές Υπηρεσίες θα έχουν προσωπικό στους συνεδριακούς χώρους:

· Τμήμα Δημοσίων Έργων που είναι η Αναθέτουσα Αρχή

· Γραμματεία Κυπριακής Προεδρίας Ε.Ε.

· Αστυνομία

· Γραφείο Τύπου και Πληροφοριών

· Ραδιοφωνικό Ίδρυμα Κύπρου

· Τμήμα Ηλεκτρομηχανολογικών Υπηρεσιών

· Τμήμα Υπηρεσιών Πληροφορικής

· Υπουργείο Υγείας

· Ανώτερο Ξενοδοχειακό Ινστιτούτο

· Κυπριακός Οργανισμός Τουρισμού

Συνολικά, στους συνεδριακούς χώρους κατά τη διάρκεια της Κυπριακής Προεδρίας θα πραγματοποιηθούν 100 συναντήσεις σε Υπουργικό Επίπεδο αλλά και Ομάδων Εργασιών.

Με την ευκαιρία αυτή θα ήθελα να συγχαρώ και να ευχαριστήσω το Τμήμα Δημοσίων Έργων και όλους γενικά τους εμπλεκόμενους φορείς και κυβερνητικά Τμήματα για τις προσπάθειες που κατέβαλαν για να καταστεί δυνατή η υπογραφή της Σύμβασης αλλά και για να ολοκληρωθεί η εκτέλεση στα χρονοδιαγράμματα που είχαν οριστεί, δίνοντας μας την ευκαιρία να δοκιμάσουμε τις εγκαταστάσεις πριν από την τελική παράδοση.

Θα ήθελα επίσης να συγχαρώ την εταιρεία IMH G.S.C. LTD - PHC Franchised Restaurants Public Ltd Joint Venture για την ανάληψη της Σύμβασης.

Είμαι βέβαιος ότι με τη συνεργασία όλων, Αναδόχου και αρμόδιων κυβερνητικών Τμημάτων, η Σύμβαση θα ολοκληρωθεί άρτια, συμβάλλοντας έτσι στην αναβάθμιση της ποιότητας των συνεδρίων που θα διεξαχθούν από την Προεδρία της Κυπριακής Δημοκρατίας.